مهمترین اقدامی که در جهت برگزاری همایش یا کنفرانس به صورت خوب و درست می‌توان انجام داد، اطلاع رسانی خوب است. یکی از مهمترین دغدغه های برگزارکنندگان همایش و کنفرانس ها دعوت و گردآوری افراد علاقه مند و متخصص است. حال سوال مهم اینجاست که با چه روشی می‌توان اطلاع رسانی کاملی درباره تاریخ، زمان، مکان و محورهای همایش داشت؟ با پیشرفت تکنولوژی اطلاع رسانی نیز بسیار راحت شده است و با طراحی یک وب سایت برای همایش می‌توان تمامی اخبار و اطلاعات مربوط به همایش یا کنفرانس را توضیح داد. پس طراحی سایت همیشه یکی از اقدامات مهم برای برگزاری همایش و کنفرانس است.
پس تا اینجا متوجه شدیم که باید به طریقی اطلاعات همایش و کنفرانس را در اختیار افراد علاقه مند قرار دهیم و متوجه شدیم بهترین روش برای اینکار طراحی یک سایت مخصوص به همایش است. در این صورت افراد زیادی از سراسر کشور بدون داشتن محدودیت زمانی و مکانی می‌توانند اطلاعیه های مربوط را مشاهده کنند و حتی سایر افراد را نیز از همایش مطلع سازند. باید توجه داشت افراد علاقه مند و متخصص همیشه در سایت ها به دنبال جستجوی اطلاعات جدید هستند. پس شما با طراحی یک سایت می‌توانید تمامی اطلاعات لازم را در اختیارشان بگذارید.
بسیار مهم است که پس از طراحی یک سایت برای همایش یا کنفرانس خود در سایر سایت های علمی مانند سیویلیکا یا سایت های مرتبط با حوزه همایش خود اطلاع رسانی کنید تا افراد بیشتری را به سمت سایت خود برای کسب اطلاعات بیشتر و ثبت نام در همایش سوق دهید. در آخر نیز می‌توانید ویدئو و تصاویر گرفته شده از همایش خود را در سایتتان قرار دهید تا افراد بیشتری با همایش برگزار شده آشنا شوند.
با توجه به مطالب گفته شده توصیه تشریفات سفیران به شما این است که برای برگزاری همایش و کنفرانس خود یک سایت طراحی کرده و تمام تصاویر و اخبار و اطلاعات مربوط به همایش را در سایت قرار دهید.