برای برگزاری همایش نیاز به گرفتن مجوز برگزاری همایش دارید. یک روال اداری خاص برای گرفتن این مجوز در ایران وجود دارد که باید آن را طی کنید. حتی گرفتن مجوز به این بستگی دارد که همایش در چه سطحی برگزار می‌شود. برای مثال همایش بین المللی با همایش استانی ضوابط متفاوتی برای اخذ مجوز دارند.
بدون گرفتن مجوز امکان برگزاری همایش یا هر رویداد دیگری وجود ندارد. همه مراکز اطلاع رسانی مثل سایت های همایش و کنفرانس، مجلات و روزنامه های مربوطه باید شماره مجوز همایش را در آگهی درج کنند. اخذ مجوز همایش در خصوص همایشاتی که از عناوین ملی، بین المللی استفاده می نمایند الزامی می باشد.
تمامی برگزارکنندگان همایش باید مناسب با سطح همایش مجوز لازم را از سازمان برنامه ریزی و سازماندهی همایش و شورای برنامه ریزی و توسعه اخذ کنند. تمامی این عناوین مانند سمینار، کنفرانس، جشنواره، رویداد و … تحت عنوان این آئین نامه قرار می‌گیرند و باید مجوزهای لازم را اخذ کنند. البته برای دورهمی های آموزشی و مذهبی نیازی به اخذ مجوز نیست.
سازماندهی همایش تحت نظارت کلی معاونت توسعه و مدیریت منابع انسانی رئیس جمهور است. ترکیبی از اعضای زیر کارگروه سازماندهی همایش را تشکیل می‌دهند.
اگر همایش در سطح بین المللی یا تحت نظر دستگاه های دولتی باشد، باید با هماهنگی کمسیون و دستگاه دولتی مربوطه انجام شود و مجوز لازم نیز اخذ شود. به علاوه پر کردن فرم های مربوط به برگزاری همایش ضروری است و باید توسط فرد یا نهادی تکمیل شود.