انتخاب درست زمان و مکان برگزاری همایش و کنفرانس و سمینار در حضور بیشتر علاقه مندان نقش مستقیم دارد. در ایران عوامل و پارامترهای مختلفی در موفقیت یک همایش و کنفرانس تأثیرگذار هستند. این پارامترها عبارتند از:
سیویلیکا اخیرا تحلیلی را منتشر کرده است که در آن کنفرانس ها و همایش های ایران از لحاظ تاریخ برگزاری مورد بررسی قرار گرفته‌اند. بر اساس آمار منتشر شده از این تحلیل، بهترین و محبوب ترین ماه ها برای برگزاری کنفرانس و همایش‌های علمی اردیبهشت و اسفند می‌باشد. پس از آن نیز آبان، آذر و مهر قرار دارند.
خرداد، شهریور و فروردین ماه هایی هستند که کمترین تعداد کنفرانس در آنها برگزار می‌شود. البته این موضوع کاملا طبیعی است، خرداد ایام امتحانات، فروردین ایام تعطیلات عید و شهریور ایام مسافرت های تابستانه در ایران است.
در خصوص محبوب بودن ماه اردیبهشت می‌توان دلایلی چون خوب بودن آب و هوا، پایان تعطیلات نوروزی و بازگشایی دانشگاه ها را آورد اما در مورد اسفند ماه جز پایان دوره امتحانات دلیل دیگری برای محبوب برای برگزاری کنفرانس و همایش نمی‌توان یافت.
تحقیق دیگری انجام شده است که آمار آن در سیویلیکا منتشر شده است. در این بررسی مشخص شده که بیش از 55 درصد کنفرانس ها در کشور در شهر تهران برگزار می‌شود.
در سال 1388 کنفرانس های علمی- پژوهشی در 31 شهر کشور برگزار شده است که در این میان تهران، اصفهان، اهواز، کرج و مشهد 5 رتبه نخست را از لحاظ میزان برگزاری کنفرانس دارند.
نکته مهم در این آمار تفاوت بزرگ میزان کنفرانس های برگزار شده در تهران با سایر شهرها بوده است که این نشان دهنده یک شکاف علمی بزرگ بین تهران و دیگر شهرها است.
پس از تاثیر شهر در محبوب بودن کنفرانس می‌رسیم به سالن برگزاری همایش!! در اینکه سالن باید با توجه به تعداد نفرات تخمین زده شده ظرفیت داشته و از امکانات خوبی برخوردار باشد شکی نیست. درست است که یکی از بزرگترین هزینه های برگزاری کنفرانس و همایش سالن برگزاری است، اما اگر سالن نامناسب باشد مدیریت بسیار خوب نیز نمی‌تواند کمکی به موفقیت کنفرانس کند.