در این مقاله سعی داریم چک لیستی به شما ارائه دهیم که قبل از برگزاری هر همایش و سمینار یا مراسمی باید به آن توجه کنید. تشریفات سفیران با سالها تجربه در زمینه برگزاری همایش و سمینارها توانسته تا این چک لیست را برای شما تهیه کند. به همین دلیل با خیالی راحا از این راهنمای کامل که حاصل سالها تجربه است استفاده کنید.
مرحله اول – اطلاعات کلی مراسم
- نوع مراسم خود را مشخص کنید.
- تاریخ برگزاری همایش و سمینار را تعیین کنید.
- ساعت برگزاری مراسم را مشخص کنید.
- محل مناسبی برای برگزاری مراسم تعیین کنید.
- به انتخاب سخنرانان مراسم فکر کنید.
- راه های تماس با سخنرانان را بیاید.
- از یک برگزار کننده مراسم کمک بگیرید.
مرحله دوم – به سوالات زیر پاسخ دهید
- برای چه این مراسم را برگزار می‌کنید؟
- هدف از مراسم چیست؟
- موضوع اصلی مراسم چیست؟
- چرا افراد باید در این مراسم شرکت کنند؟
- شرکت کنندگان از چه گروهی هستند؟
- مراسم در چه سطحی است؟ آیا قرار است بین المللی برگزار شود؟
- آیا زمان برگزاری مراسم مناسب است؟
مرحله سوم – ارتباط با برگزار کننده مراسم
- یک خلاصه از کارهایی که باید انجام شوند تهیه کنید.
- تاریخ پیشنهادی خود را برای مراسم اطلاع دهید.
- لیستی از افرادی که قرار است دعوت شوند در اختیار برگزار کننده مراسم قرار دهید.
- تمام امکانات و تجهیزات مورد نیاز از نظر خودتان را اعلام کنید.
مرحله چهارم – انتخاب محل برگزاری همایش و سمینار
- مکان تعیین شده را از قبل رزرو کنید.
- اگر به صندلی یا نیروی خدماتی بیشتری دارید از قبل تعیین کنید و تمام احتمالات را در نظر بگیرید.
- نوع پذیرایی را مشخص کنید.
- جایی برای وسایل دعوت کنندگان در نظر بگیرید.
- قرار داد ببندید.
- برنامه اجرای مراسم را به مدیر سالن نیز اعلام کنید.
مرحله پنجم – دعوت
- اگر به دعوتنامه نیاز دارید به دنبال طراح حرفه ای باشید.
- متن مناسبی برای دعوتنامه تهیه کنید.
- یک نمونه نهایی از دعوتنامه را برای برگزار کننده مراسم ارسال کنید تا او هم طرح و متن را تایید کند.
- تعداد دعوتنامه ها را مشخص کنید.
- مهلت ارسال دعوتنامه ها را مشخص کنید.
مرحله ششم – طراحی آیتم های مختلف
- طراحی دعوتنامه
- طراحی بروشور
- طراحی لوح یادبود
- طراحی برنامه
- و …
مرحله هفتم – تجهیزات مورد نیاز
- پروژکتور
- پرده نمایش
- میکروفون
- لپ تاپ
- نورپردازی
- سیستم صوتی تصویری
- ترجمه همزمان
- ژنراتور
- و …
مرحله هشتم- موارد مهم در روز مراسم
- اطمینان از باز بودن درها
- اطمینان از سالم بودن دستگاه تهویه هوا و نورپردازی
- حضور یک نفر در پذیرش
- گذاشتن برگه یادداشت و خودکار روی میزها
- نصب تابلوهای هشدار دهنده
- قرار دادن آب برای سخنران
- و …